POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES
Introducción
Dando cumplimiento al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia el cual dice: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”, la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y demás normas reglamentarias, se expide la siguiente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales con el fin de regular la responsabilidad que le asiste a Income Sentencias S.A.S en materia de Tratamiento de Datos Personales y el manejo de la información personal de los titulares.
Income Sentencias S.A.S, dará tratamiento a los datos personales que recolecte, adquiera, distribuya, almacene o suprima, con sujeción total a la ley y jurisprudencia vigente, garantizando los derechos de todos y cada uno de sus usuarios, junto con los intereses de los titulares de la información que repose en sus archivos y bases de datos.
Alcance y Aplicabilidad
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Income Sentencias S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
Todos los funcionarios, contratistas y terceros que tengan relación con la empresa y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.
Destinatarios
Esta política está dirigida a la ciudadanía en general, para que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente frente al tratamiento y fines aplicables a sus datos, así como los derechos que tienen como titulares y que podrán ejercer en cualquier momento, cuando este tenga la responsabilidad del tratamiento de los mismos.
Marco Normativo
A continuación, se presenta la normatividad vigente en Colombia para la seguridad de la información y en especial, acerca de la Protección de los Datos Personales:
• Constitución Política, Artículo 15: Tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
• Constitución Política, Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.
• Ley Estatuaria 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. (Habeas Data).
• Ley 1273 del 5 de enero de 2009: “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
• Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 886 de 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional. Con relación al proyecto de ley estatutaria de habeas data y manejo de información contenida en bases
de datos personales.
Categorización de los datos
Datos Sensibles
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento de Datos Sensibles
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Autorización Especial de Datos Personales Sensibles
Income Sentencias S.A.S, informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos
sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, Income Sentencias S.A.S, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios.
Dato Público
Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Ejemplo: Nombres y apellidos, número de cédula de ciudadanía, datos relativos al estado civil…
Dato Privado
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Ejemplo: Fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida, entre otros.
Dato Semiprivado
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Ejemplo: Datos financieros y crediticios, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros.
Responsable del Tratamiento
La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico – SDDE, con domicilio en la Carrera 10 No. 28-49 Torre A, Bogotá D.C., República de Colombia, Página www.desarrolloeconomico.gov.co y teléfono 60 1-3693777, en su condición de responsable del tratamiento y protección de los datos
personales obtenidos en el marco de sus funciones propias y legales, se compromete al cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, garantizando el derecho constitucional que tienen las personas naturales a conocer,
actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas y las demás garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 y 20 de la constitución política.
Autorización
Income Sentencias S.A.S, sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y en el ejercicio propio de sus funciones:
• Solicitará en el momento de la recolección del dato personal, la autorización del titular para el tratamiento de estos.
• La autorización se debe obtener por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, de manera verbal, telefónica o en cualquier otro mecanismo que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
• En ningún momento el silencio será asimilado como conducta inequívoca para obtener la autorización.
• Conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares.
• Se acogerá a los casos en que no es necesaria la autorización, relacionados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Tratamiento y finalidades
Income Sentencias S.A.S utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados. En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. El titular asiste los derechos que le otorga la normatividad vigente sobre la protección de datos y el derecho a la información.
El tratamiento que realizará Income Sentencias S.A.S será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
1. Recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, para cumplimiento de las funciones de la empresa.
2. Desarrollar los estudios previos y procesos de selección para realizar la selección, contratación y/o vinculación de los empleados de la empresa.
3. Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional y planes de atención a emergencias.
4. Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
5. Mantener la evidencia de los eventos y sensibilización realizados en reuniones internas y externas.
6. Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios de Income Sentencias S.A.S a través de encuestas.
7. Atención de servicios prestados por la empresa. 8. Adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio.
9. Alimentar los Sistemas de Información con que cuenta la empresa.
10. Realizar tratamiento de datos a nivel de interoperabilidad con otras entidades con ocasión del cumplimiento de sus funciones, utilizando los datos suministrados por los titulares de los datos personales.
Derechos del Titular de los Datos Personales
Como titular de datos personales, se tiene derecho a:
a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a Income Sentencias S.A.S.
b) Sostenible que hayan sido objeto de tratamiento.
c) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
d) Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que Income Sentencias S.A.S en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
f) Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
g) Identificar al responsable en Income Sentencias S.A.S que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
h) Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
Periodo y Vigencias de las Bases de Datos
Todas las bases de datos de propiedad del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible tendrán el periodo y vigencia correspondiente con la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas al Ministerio.
Vigencia
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrará en vigor cuando se apruebe y publique. Será revisada, modificada y actualizada si se presentan nuevos lineamientos, requerimientos legales o directrices internas o externas que así lo requieran.
Divulgación y Concientización
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales adoptada por Ambiente, será divulgada a través del portal web y en el sistema integrado de gestión de la Entidad y rige a partir de la fecha de su aprobación.